Pilot · Juni 2026

Der Projektleitungs-Agent

Ein KI-Projektleiter, der alle Projekte überblickt, alles prüft — und uns nur die Entscheidung bringt. So sieht er aus, und das tun die Agenten dahinter.

Das Problem

Ab 7 Projekten pro Person kippt der Überblick.

Jeden Tag in jedes Projekt schauen — Feedback, Verschiebungen, Render, Rechnung. Bei 10+ arbeitet man nur noch ab und vertröstet Kunden.

10+

● managebar ● Grenze ● kippt

Die Zusammenhänge

Heute alles im Kopf — morgen im Co-Pilot.

Es sind dieselben Abhängigkeiten. Der Unterschied ist nur, wo sie zusammenlaufen — und wer sie verknüpft.

Heute

Jede Verbindung läuft durch den Kopf des Projektleiters — pro Projekt, jeden Tag.

Mit Co-Pilot

→ Beim Projektleiter kommt an: 1 Karte, 1 Entscheidung.

Der Zeitgewinn

Der Tag eines Projektleiters — heute und mit Agent.

Eigentlich bräuchte es einen zentralen Projektleiter, der jeden Tag alle Projekte durchgeht. Bei 20+ laufenden Projekten summiert sich genau dieser Durchgang — und der Agent übernimmt ihn. Übrig bleiben die Entscheidungen.

Heute

alles von Hand

pro Projektleiter, bei 7–10 Projekten — jeden Tag:

Alle Kanäle checken: Filestage, Mails, Slack — pro Projekt einzeln30–45 min

Pläne durchgehen: Was hat sich verschoben? Halten die Deadlines?20–30 min

Auslastung & Urlaube aller vergleichen — wer hat Luft?10–15 min

Stunden & Budgets gegen Angebote prüfenfällt oft hinten runter

Kunden-Mails schreiben: Stand geben, nachfassen, Daten anfordern20–30 min

awork pflegen, Termine koordinieren, Protokoll15–20 min

Zeitbedarf pro Tag und Projektleiter

≈ 1,5–2 Stunden, wenn man ihn vollständig macht — real wird priorisiert, und Risiken schlummern

Mit Agent

über Nacht erledigt

der Agent macht den Durchgang, bevor du den Rechner anmachst:

Alle Kanäle gesammelt & zur Geschichte verketteterledigt ✓

Pläne, Deadlines & Restzeiten durchgerechneterledigt ✓

Auslastung, Urlaube, Domino-Effekt geprüfterledigt ✓

Budgets gegen Moco geprüft, Buchungen plausibilisiertfällt nie mehr runter ✓

Mail-Entwürfe & Termin-Vorschläge vorbereitetliegt bereit ✓

Du: Karten ansehen, Entscheidungen klicken, Entwürfe freigeben10–15 min

Du: die Gespräche führen, die Menschen brauchenbleibt bei dir

Zeitbedarf pro Tag und Projektleiter

≈ 15–20 Minuten — mit besserem Überblick als heute

Bei 20+ laufenden Projekten: jede Woche etliche Stunden zurück — als Produktivität im Team.

Ob es 4 oder 8 Stunden pro Woche sind, messen wir im Piloten nach. Sicher ist: Der Durchgang, der heute nur teilweise passiert, passiert dann jeden Tag komplett — und die gewonnene Zeit wird Team-Produktivität: Produktion, Qualität, Vertrieb. Dinge, die heute hinten runterfallen (Budgets, Nachfassen, Protokoll), passieren dann einfach immer.

Bewusst vorsichtige Schätzung — der Pilot liefert die echten Zahlen.

Live-Beispiel

Keine Attrappe: die echte Karte zu MBEngineering.

Diese Karte hat der Co-Pilot am 07.06. aus euren echten Daten gebaut — Moco-Angebot, Slack-Channel, Mails, awork. So fühlt sich die Funktion an.

561-26005 MBEngineering · Granulatentstaubung· Matze, Ferdi, Barbi, AndreasWIRD ENG

Geprüft: Moco ✓ (AN-26-0031) · Slack ✓ · Outlook ✓ (dein Postfach) · awork ✓ — nicht lesbar: die Filestage-Kommentare im Detail & Matzes Postfach

✓ Exposé

Schleife 1/1 · frei 19.05.

✓ Datenimport

CAD 30.04. · Materialframes

● Storyboard

V1 seit 27.05. · Feedback da

Animatic 2D/3D

Preview · Final

Kunde wünscht Sprechertext — im Angebot steht „Sprecher: –“. Mehraufwand → 125-€-Klausel, Kunde vorher informieren.drüber

Neue CAD-Daten angekündigt → erneuter Import. Kalkuliert war nur Erstdaten-Import — Zusatzaufwand + Zeitrisiko.prüfen

Kunde will in ~1,5 Wochen fertig (≈ 17.–19.06.): Storyboard, Animatic 2D + 3D, Styleframes, Rendering in ~8 Tagen — nur ohne Haken machbar.kritisch

Domino: Gleiche Woche = Ennovate-Endspurt (18.06.) — Matze, Ferdi, Barbi, Andreas in beiden Projekten. Crunch-Wochen kollidieren.kritisch

Schleifen laut Angebot: je Phase 1. Exposé verbraucht ✓. Storyboard-Feedback = Schleife 1/1 — jede weitere ist drüber.im Rahmen

VORBEREITETE KUNDEN-INFO — WARTET AUF DEINE FREIGABE

„Danke für euer Feedback — wir arbeiten alles ein und gehen nach Plan morgen direkt an die Änderungen; eine neue Version folgt. Zwei Hinweise: Der gewünschte Sprechertext ist im Angebot nicht enthalten — dazu machen wir euch gern ein kurzes Zusatzangebot. Und die angekündigten neuen CAD-Daten bedeuten einen erneuten Datenimport; das kann den Zeitplan verschieben — wir melden uns morgen, ob der Zieltermin hält.“

Kunden-Info freigeben → du sendestUmplanung vorschlagenSprecher-Zusatzangebot

Das Design

So sieht er aus.

Drei Ebenen: Überblick in 10 Sekunden → Entscheidung in 30 Sekunden → Begründung bei Bedarf.

1 · Die Übersicht

Alle Projekte mit Befund-Ampel und Budget-Balken — eine Zeile pro Projekt, antippen öffnet die Karte.

2 · Die Statuskarte

Phasen-Zeitleiste („du bist hier"), Befund in einem Satz, Budget geprüft — und genau eine Entscheidung.

3 · Der Verlauf

Die ganze Geschichte zum Reinklicken: Schleifen, Kundenmails, Ereignisse — chronologisch.

Dahinter · die Sammler

Fünf Agenten holen die Fakten.

Sie lesen nur und melden ans zentrale Gehirn — denken tut der Co-Pilot. So fließt es:

Die Sammler

Mail-Agentliest Kundenmails, erkennt Feedback & Mahnungen

Filestage-Agentzählt externe Korrekturschleifen, erkennt „Schleife fertig"

Slack-Agentfängt Status-Sätze aus Channel & Canvas

awork-AgentPlan, Stunden, Urlaube, Verzug — Jonas mit 30-h-Woche

Moco-AgentAngebote, Budgets, Abrechnungsstatus, 125-€-Klausel

CO-PILOT

Schleifen vs. Angebot

Stunden plausibel?

Verzug?

Domino-Effekt

Termin nötig?

Der Co-Pilot bewertet

vernetzt die Fakten aus allen Quellen — und prüft, bevor er alarmiert

Die Entscheidung

kritisch

Budget-Überschreitung erkannt

Projekt: 26016 Aesculap Ennovate

Verbraucht: 142 % — geprüft, echt+42 %

sendet nie selbst — du entscheidest

Dahinter · die Bewertung

Das macht der Co-Pilot daraus.

Neun Prüfungen, jede mit echtem Beispiel aus unserem ersten Testlauf:

Schleifen-Wächter

Zählt externe Runden gegen das Angebot — Kunde wird informiert, bevor die überzählige Schleife startet.

„Extern: 3 Schleifen durch, Nr. 4 in Vorbereitung — das Angebot nennt keine Zahl."

Stunden-Plausibilität

Bei Budget-Alarm erst die Buchungen prüfen: Timer-Ausreißer? Doppelbuchungen? Gemeldet wird nur, was echt ist.

„145 Einträge geprüft, kein Ausreißer → die 142 % sind echt."

Verzugs-Eskalation

Aufgabe läuft, nichts gebucht, Restzeit reicht nicht → fragt den Bearbeiter, warnt die Kette, der PL entscheidet.

„Aufgabe Di–Do, Mittwoch nichts gebucht — schaffst du's bis morgen? Gib dem PL Bescheid."

Domino-Blick

Rechnet jede Verschiebung gegen alle anderen Projekte: Auslastung, Urlaube, Kollisionen, Render-Zeiten.

„Wenn 26016 rutscht, ist Matze nächste Woche bei 130 % — und Jonas ab Do im Urlaub."

Termin-Vorschlag

Feedback da, Besprechung nötig, nicht im Plan? Schlägt den Termin vor — und trägt ihn nach OK sauber benannt in awork ein.

„Besprechung nötig — heute 15:00 oder im Lauf der Woche?"

Entwürfe statt Versand

Kundenmails und Slack-Nachrichten liegen fertig bereit — gesendet wird ausschließlich nach deinem Klick.

„Mail-Entwurf an den Kunden liegt bereit — senden?"

Ereignis-Kette

Erzählt die Geschichte mit Richtung statt loser Alarme — damit niemand doppelt erschrickt.

„Mahnte 07.05. → geliefert 22.05. → Änderungen 26.05. → seitdem wartet er."

Quellen-Transparenz

Zeigt bei jeder Karte, was geprüft wurde — und was nicht.

„awork ✓ · Slack ✓ · Outlook ✓ (nur dein Postfach) · Moco ✓"

Abschluss-Summary

Nach deinen Entscheidungen: entschieden · erledigt · wartet auf Freigabe · offen — auf Wunsch als Protokoll in awork + Canvas.

„Entschieden: Kunde wird vor Schleife 4 informiert. Wartet auf Freigabe: Mail senden?"

Schickt nie selbst Mails Ein Gehirn, keine Inseln Protokoll lebt in awork Im Zweifel fragen statt raten

DEJO·MEDIA — interne Diskussionsgrundlage · Design: Stitch-Entwurf DennisStand 7. Juni 2026