Konzept · Juni 2026

Der DEJO Co-Pilot

Ein KI-Projektleiter, der im Hintergrund alle Projekte überblickt — und uns nur die Essenz bringt.

Diskussionsgrundlage fürs Team · 5 Minuten

Das Problem

Ab 7 Projekten pro Person kippt der Überblick.

Jeden Tag in jedes Projekt schauen — Feedback, Verschiebungen, Render, Rechnung. Bei 10+ arbeitet man nur noch ab.

10+

● managebar ● Grenze ● kippt

Die Zusammenhänge

Heute alles im Kopf — morgen im Co-Pilot.

Es sind dieselben Abhängigkeiten. Der Unterschied ist nur, wo sie zusammenlaufen — und wer sie verknüpft.

Heute

Jede Verbindung läuft durch den Kopf des Projektleiters — pro Projekt, jeden Tag.

Mit Co-Pilot

→ Beim Projektleiter kommt an: 1 Karte, 1 Entscheidung.

Unsere Tools

Was passiert wo — und wo der Co-Pilot andockt.

awork

Aufgaben, Projektplan, Stunden, Urlaube — unser Plan lebt hier.

liest Auslastung & Soll-Ist, legt Aufgaben + Termine an, führt Protokoll

Slack

Unsere Kommunikation — Filestage postet hier automatisch rein.

liest internen Status („schaff ich nicht mehr") — und meldet sich hier mit seinen Karten

Filestage

Kunden-Feedback entsteht hier — die Quelle, alles andere ist Echo.

sammelt Kommentare, erkennt „Schleife fertig", zählt nichts doppelt

Outlook

Kundenmails — Feedback, Freigaben, CI-Daten, Terminwünsche.

liest mit, legt Antwort-Entwürfe bereit — sendet nie selbst

später · Phase 4

Moco

Angebote & Rechnungen — was der Kunde gekauft hat.

vergleicht Angebot ↔ Ist-Stunden, meldet „abschlussreif"

später · Phase 1

HubSpot

CRM — Anfragen, Kontakte, Vertrieb (Dennis).

gleicht neue Anfragen ab, stößt das Anfrageprojekt an

Der Punkt: Heute muss ein Mensch alle sechs im Blick haben. Der Co-Pilot sitzt in der Mitte — er liest überall mit und verknüpft, was zusammengehört.

Und die Technik? Niemand installiert etwas.

Ein zentrales Gehirn auf unserem Server, alle Tools per Schnittstelle angebunden. Outlook läuft über einen zentralen Microsoft-Zugang, der alle relevanten Postfächer parallel liest — Versand ist technisch deaktiviert. Slack über einen Bot, awork & Filestage über ihre APIs. Auf euren Rechnern läuft: nichts.

Die Landkarte

So läuft ein Projekt bei uns.

Der Co-Pilot startet in Phase 3 — die anderen Phasen docken später an, unsere Tools bleiben.

Anfrage & Angebot

Dennis · Vertrieb
HubSpot · Moco · Anfrage-Tool

Projektanlage

halb-automatisch
Anlage-Tool · CI-Daten · Kickoff

★ hier startet der Co-Pilot

Produktion & Leitung

Schleifen · Render · Deadlines
awork · Filestage · Slack

Abschluss & Rechnung

Soll-Ist · Marge
Moco · awork

Die Lösung

Rein → denkt → raus.

Die vier Agenten sind nur Augen und Ohren — sie melden. Denken tut einer: der Co-Pilot. Verschiebt sich A, prüft er sofort, was das für B und C bedeutet.

4 Agenten sammeln

holen nur Infos — denken nicht

Mail — liest Kundenmails: Feedback, Freigaben, CI-DatenFilestage — reviewt Kommentare, schätzt den AufwandSlack — hört auf internen Status („schaff ich nicht")awork — behält Plan, Stunden & Urlaube im Auge

1 Co-Pilot denkt

alle Projekte · alle Abhängigkeiten:
Auslastung, Urlaube, Render-Zeiten,
Budget, Schleifen, Deadlines

Du bekommst die Essenz

visuell · für dich gefiltert
1 Entscheidung pro Karte

So arbeitet ihr zusammen — am Beispiel Feedback:

1Feedback kommt — Bot reviewt & schätzt: „~1,5 Tage, 2 Punkte strittig"→2bereitet die Besprechung vor: „das müsst ihr klären"→3ihr besprecht — und gebt ihm das Ergebnis zurück→4„Alles klar" — Bot passt die Planung an und wacht weiter

Das Hin & Her

Wo kommuniziert wird, kann der Co-Pilot zuarbeiten.

Jeder Pfeil ist tägliches Hin-und-Her. An jedem grünen Punkt bereitet der Co-Pilot vor — entschieden wird per Klick.

Und morgens? 2 Minuten.

1„Das kam gestern — das war der Fortschritt"→2„Das steht heute an — hier wird's eng"→3Vorbereitet: Mail an Kunde · Slack ans Team · Termin — du klickst

Auch dabei: der Fortschritts-Check ans Team — „Wie weit bist du gestern gekommen? Kurze Info oder kurzes Telefonat?"

Das Diagramm ist bewusst unvollständig — welche Pfeile fehlen bei euch? Genau die sammeln wir in der Runde.

Konkret

So klingt das im Alltag.

Hinter jedem dieser Sätze hat der Co-Pilot vorher die Zusammenhänge geprüft: Angebot, Auslastung, Urlaube, andere Projekte.

„Matze, du bist diese Woche voll — 3 Kunden-Mails liegen als Entwurf bereit."

„Aufgabe seit 2 Tagen nicht angefangen — wird das bis Freitag fertig?"

„Schleife 3 statt 2 laut Angebot — im Rahmen oder drüber?"

Die kleine Eskalation — am Beispiel Verzug:

MiAufgabe läuft Di–Do, noch nicht begonnen — Bot rechnet: Zeit reicht nicht mehr→1fragt den Bearbeiter: „Schaffst du's bis morgen? Gib dem PL kurz Bescheid"→2warnt die nächste Person in der Kette: „könnte kritisch werden"→3PL bekommt die Karte: verschieben, umverteilen — oder alles gut?

Feste Regeln

Der Bot entscheidet nie allein.

Schickt nie selbst Mails

er schlägt vor — du klickst

Ein Gehirn, keine Inseln

nur so sieht er Kollisionen zwischen Projekten

Protokoll in awork

keine Info geht verloren — von Anfrage bis Rechnung

Eure Runde

Was fehlt euch?

Vier Dinge kann nur das Team klären — und alles, was hier noch nicht steht, gehört auf den Tisch:

Render-Zeiten — woher kommt die Info?

Datenpflege in awork — ziehen alle mit?

Wer entscheidet, wenn der PL im Urlaub ist?

Wie viel sieht der Kunde (Phase, Schleifen)?